La Carta de Despido es el documento escrito mediante el cual informo a un trabajador del fin de la relación laboral y las causas por las que, unilateralmente, se ha tomado dicha decisión.

La carta varía según el tipo de Despido que se haga, no obstante, recomendamos que todas las cartas cumplan con los siguientes requisitos:

1- Deben ser entregadas antes o durante un despido, nunca después.

2- Debe contener los datos del trabajador (mínimo el nombre completo).

3- Deben contener las causas del despido o los hechos que motivan el despido y hacer alusión a los preceptos legales en los que se basa.

4- Se debe indicar la fecha de los hechos, la fecha en la que se firma y la fecha de efectos del despido.

5- Debe ir firmada por alguien de la empresa con poder para despedir.

6- El trabajador debe firmarnos una copia.

1- ¿Por qué debe ser entregada antes o durante un despido?

No entregar una Carta de Despido a tiempo supone que el despido pueda ser declarado improcedente por un juez. Es lo que se llama un error de forma puesto que el despido lo hemos realizado verbalmente entonces.

Aunque es verdad que siempre podemos rectificar algunos aspectos de la Carta de Despido si no han pasado 20 días naturales, no nos servirá en estos casos, pues no ha existido dicha carta.

Lo más común tras un despido verbal es que el trabajador proceda a demandarnos directamente, presentado todas las pruebas que pueda conseguir sobre que ha existido un despido verbal. No obstante, si el trabajador no dispone de mecanismos para probar que ha existido un despido verbal, podrá enviarnos un escrito, o preguntar verbalmente, si el empresario ratifica dicho despido, pues es muy común que en los procedimientos judiciales se niegue haber despedido al trabajador.

En cualquier modalidad de despido, la improcedencia de éste supone un pago de una indemnización a razón de 33 días de salario por cada año trabajado.

En caso de que debamos entregar la carta de Despido a un trabajador de baja, vacaciones, excedencia, o que simplemente no se haya presentado en su puesto de trabajo, lo recomendable es entregarla mediante el servicio de Correos al último domicilio conocido del trabajador, por alguna vía en la que te puedan certificar el contenido y la recepción de la Carta.

Lo más común es un Burofax a su último domicilio que nos haya facilitado, y si el servicio de Correos, tras dos intentos, no ha conseguido entregar la carta, se dará por notificado desde ese momento.

El trabajador tendrá disponible la Carta de Despido en una oficina de Correos para que la recoja, pero se entenderá como notificada desde el día en que Correos intentó entregársela por segunda vez.

En todos estos casos, en los que no podemos prever exactamente cuándo se le notificará la Carta a un trabajador no importa que la fecha de la misma Carta y la fecha de efectos sean anteriores a la recepción, el Despido será perfectamente válido, aunque se considerará que la verdadera fecha de efectos es el día de la recepción o notificación del Burofax si esta fecha es posterior.

2- ¿Por qué debe contener la Carta los datos del trabajador?

Aunque parece una pregunta muy obvia, no sería la primera vez que nos encontramos que una Carta de Despido no especifica a quién va dirigida.

En los casos de Despido Disciplinario u Objetivo no tiene por qué suponer un gran problema si la hemos entregado personalmente a su destinatario, pero la cosa cambia en los Despidos Colectivos.

En los Despidos Colectivos se pueden llegar a entregar decenas de Cartas de Despido a la vez, por lo que la posibilidad de confusión sobre si un trabajador está incluido en un Despido Colectivo es alta.

Este error puede tener menos repercusión si hemos indicado otros datos del trabajador como su DNI o NIE, su antigüedad, su puesto de trabajo...

3- ¿Por qué debemos explicar lo más detallado posible los hechos y fundamentos del Despido?

Este es el punto clave de las Cartas de Despido. Debemos expresar los hechos lo más detalladamente posible. No debemos escatimar en la Carta a la hora de:

- Adjuntar imágenes.

- Reproducir e-mails o correos.

- Adjuntar balances económicos.

- Reproducir testimonios de testigos.

- Adjuntar todo tipo de contratos y documentos jurídicos relevantes.

- Expresar el día y hora exactos de cada hecho en la Carta.

- Reflejar informes periciales, médicos, notariales...

La Carta de Despido no tiene una estructura concreta que deba seguir, por lo tanto hay que procurar hacerla de la manera en que mejor reflejado quede todo. La indefensión ante las escasas explicaciones es una de las principales causas de que nos declaren un despido improcedente o nulo.

Tampoco debemos olvidar que una Carta de Despido es independiente a cualquier otro acto relacionado, es decir, aunque ya se le haya explicado por escrito a un trabajador los motivos de los Despidos, o tengamos constancia de que los conoce, esto no exime de reflejarlos correctamente en la Carta, pues será lo que se juzgue en los Tribunales si nos demandan. Por ejemplo, si despedimos a un contable por causas económicas, da igual que éste sea el que mejor pueda conocer la situación económica de la empresa, deberemos igualmente expresar con todo lujo de detalles las motivaciones del Despido.

Por último, es importante la argumentación jurídica, que deberá ser congruente con los hechos. En muchas ocasiones es complicado tipificar los hechos de un Despido Disciplinario dentro de las sanciones "MUY GRAVES" en los Convenios Colectivos, o comprender la diferencia entre causas Económicas o Productivas, o entre las causas Técnicas y Organizativas, etc., por ello, en estos casos es recomendable contar con profesionales.

En los Despidos Objetivos y Colectivos existe un contenido obligatorio para que no se nos considere el Despido improcedente: la indemnización correspondiente. Esta indemnización que corresponde al trabajador no solo deberemos indicarla, sino que deberemos abonarla en el momento entreguemos la Carta de Despido.

4- ¿Qué fechas debemos indicar en la Carta de Despido?

Son tres las fechas que debemos indicar sí o sí para evitar la improcedencia en los Despidos:

A) Fecha de entrega de la Carta - Esta fecha es imprescindible para demostrar que se han cumplido todos los plazos correctamente: plazo para sancionar desde que se cometen los hechos, o desde que se tiene conocimiento de ellos, plazo de preaviso (mínimo de 15 días), plazo para llevar a cabo el Despido desde que se entrega la Carta, cumplimiento del plazo del Pliego de Cargos o Expediente Contradictorio previo...

B) Fecha de los hechos - En este caso tiene la misma relevancia, a efectos de demostrar que se cumplen los plazos, que la fecha de la Carta, pero también es importante para no generar una indefensión al trabajador si desea impugnar el Despido, pues debe conocer con toda la precisión posible la situación.

C) Fecha de efectos - La fecha de efectos es la fecha en la cual el Despido se consuma, independientemente de cuándo se ha hecho saber al trabajador su Despido. En los Despidos Disciplinarios es muy común que coincidan la fecha de efectos y la de la Carta, no obstante, en el resto de Despidos se exige un preaviso de mínimo 15 días, por lo que es recomendable que la fecha de la Carta guarde ese margen con la de los efectos para evitar aumentar la indemnización que se debe pagar al trabajador.

5- ¿Quién firma la Carta de Despido por parte de la empresa?

La Carta de Despido debe ir firmada por alguien que tenga los poderes atribuidos expresamente, o a falta de esto el Administrador Único o Consejo de Administración.

Para apoderar a alguien para despedir deberemos hacerlo notarialmente.

Las consecuencias de una Carta sin firma, o firmada por alguien sin poderes puede ser un Despido Nulo, aunque existen varias excepciones.

A efectos de no tener ningún problema la Carta de Despido debe ir debidamente firmada, manual o electrónicamente, por algún representante de la empresa con poderes para despedir y, si es posible, llevar el sello de la empresa. No serían válidas, por tanto, las cartas sin firmar -solo con el sello- ni las firmadas por algún superior sin poderes para proceder al despido.

Si la firma electrónica fuera de la empresa y no de un particular, no sería suficiente y, por tanto, deberá ir rubricada manualmente por alguien con poderes.

6- ¿Qué hacemos si un trabajador se niega a firmar la Carta?

Como ya hemos comentado anteriormente, en caso de que la Carta se la hagamos llegar al trabajador por Burofax, o algún método similar, no hace falta la firma del trabajador, pues se puede acreditar la entrega de esta.

Si la entregamos presencialmente, el trabajador deberá firmarnos una copia de la carta como prueba de que se le ha entregado. No debemos poner ningún impedimento a que firme junto a la frase "No conforme", está en su derecho y no tiene ninguna repercusión.

Si prevemos que el trabajador se va a negar a firmar la Carta de Despido es recomendable entregársela junto a dos testigos que la firmen ellos en caso de que se dé la negativa por parte del trabajador, así podremos acreditar que se la hemos entregado.

Dudas frecuentes en la Carta de Despido.

¿Puedo reconocer la improcedencia del despido en la Carta?

Aunque antes de la reforma laboral de 2012 era muy común, hoy en día no es recomendable hacerlo por múltiples motivos.

Lo mejor en caso de querer reconocer la improcedencia de un despido es hablar con el trabajador e indicarle cómo debe impugnar el despido legalmente, y abonarle la correspondiente indemnización en la Conciliación Previa o en el juzgado, pero no hacer un expreso reconocimiento en la Carta.

Ha concluido el periodo de negociaciones de un Despido Colectivo y me dispongo a entregar la Carta de Despido a los trabajadores ¿Debo explicar de nuevo en la Carta de Despido todo lo que se ha hablado en el periodo de negociaciones?

Sí, una vez concluido el periodo de negociaciones, en la carta de despido se deben reiterar todos los motivos, bien explicados, y con la documentación necesaria para su entendimiento, como si no se hubieran expresado ya en el ERE, de lo contrario, puede haber muchas complicaciones en caso de que se impugne el despido, tanto si se ha llegado a un acuerdo como si no.

He cometido un error en la Carta de Despido ¿Tiene solución?

Sí, siempre y cuando no hayan pasado 20 días naturales en un Despido Disciplinario, podremos hacer otra Carta de Despido mientras no cambiemos el tipo de despido (por ejemplo, que cambiemos de un despido disciplinario a uno objetivo).

En estos casos habrá que cambiar la fecha de efectos del despido, si es necesario, a otra fecha que cumpla los requisitos del nuevo despido y habrá que abonar al trabajador los días que hayan pasado hasta la nueva fecha de efectos como si los hubiera trabajado.

¿Qué debo poner en la Carta de Despido para un trabajador en periodo de prueba?

En el caso de los trabajadores en Periodo de Prueba no se les debe hacer una Carta de Despido en sí, tan solo una comunicación por escrito indicando que no han superado el periodo de prueba y la fecha de efectos.

¿Cómo debo entregar la indemnización que reconozco en la Carta de Despido Objetivo o Colectivo?

Lo más práctico es hacerlo mediante transferencia bancaria a la cuenta del trabajador, indicando claramente en el "Concepto" que se trata de la indemnización por despido. En caso de que lo hagamos en efectivo, cheque, pagaré, etc. no debemos entregarlo sin que se nos firme un recibí, y en caso de que el trabajador se niegue a firmarlo, hacer el ingreso de la indemnización por transferencia bancario o cualquier otro método que permita acreditar su entrega.